Gesfincas es el programa de gestión más utilizado por los Administradores de Fincas de España. De los aproximadamente 15.400 Administradores Colegiados, lo utilizan entre 6.000 y 7.000. Desde el principio ha sido un programa orientado a hacer más fácil la labor de gestión de las comunidades de propietarios, pero dado que estaba programado en VisualFox (ahora por fin ha llegado la versión .NET), tenía una limitación y es que las bases de datos de las contabilidades de las distintas comunidades estaban separadas.
Esto tiene su importancia cuando decides buscar formas de trabajo más eficientes, como permitir contabilizar apuntes de forma masiva en todas las comunidades, o consultar los saldos de una cuenta determinada en las distintas contabilidades sin tener que entrar en cada una de ellas.
Para poder hacer este tipo de cosas existen un par de opciones no muy conocidas en Gesfincas, y en una de ellas con una pequeña «trampa», nos facilitarán mucho el trabajo.
TRUCO Nº1: MULTIPLANTILLAS DE ASIENTOS
Esta opción se encuentra escondida en el módulo de contabilidad, dentro de la pestaña de Diario, y he de reconocer que durante años me ha quitado una cantidad enorme de trabajo de contabilización, al crear distintas multiplantillas. Estas plantillas se pueden crear directamente con la aplicación, o con unos pequeños conocimientos de programación, generar a partir de una hoja excel, archivo de texto o base de datos. Algunos de los ejemplos para los que las utilizo son:
- Contabilizar masivamente en todas las comunidades asientos que se repiten todos los meses.
- Contabilizar masivamente facturas como electricidad, agua, etc…, cuyos datos he extraído previamente con OCR y procesado con una macro de excel.
- Contabilizar honorarios, nóminas, seguros sociales, impuestos de todas las comunidades en minutos.
- Utilizar como un sustituto del módulo de norma43 de Gesfincas, para importar los asientos bancarios, previamente procesados por una macro (Hasta ahora no he utilizado el módulo N43 de Gesfincas, ya que en algunos bancos no me reconocía los campos necesarios para asignar los apuntes bancarios a proveedores).
TRUCO Nº2: LISTADO DE SALDOS AGRUPADOS POR PERSONA
Este si que se puede decir que es un verdadero TRUCO, ya que forzando de determinada manera esta opción del módulo de contabilidad, se puede conseguir listar los saldos de una determinada cuenta contable en todas las comunidades. Para ello sólo hay que crear un proveedor ficticio (en el módulo de Horizontal), con un NIF inventado (dándole a aceptar aunque te avise que es incorrecto), y posteriormente asignarle la cuenta en cuestión que has creado para todas las comunidades.
Acto seguido te vas a la pestaña Cuentas: Listado de saldos agrupados por persona, dentro del módulo de contabilidad, seleccionas el NIF ficticio creado, y las cuentas que le hayas asignado, y «et voilá», tienes un listado con el saldo de la cuenta en todas la comunidades. Esto puede tener muchas aplicaciones, yo lo utilizo por ejemplo para:
- Al contabilizar por el criterio de devengo, utilizo una cuenta puente común para todas las comunidades contra la que contabilizo diariamente los cobros, transferencias y devoluciones de propietarios. Como también contabilizo diariamente los apuntes de movimientos bancarios obtenidos de la norma43, asignando a esa cuenta todo lo que sean ingresos en efectivo, transferencias y devoluciones de recibos, la citada cuenta se salda todos los días, y simplemente sacando este listado para todas las comunidades, controlo muy rápidamente que todos los apuntes estén realizados.
- También se puede utilizar para cuando elaboras los distintos modelos de Hacienda, puntear las cuentas 4751001 o 4751003 de retenciones a profesionales y trabajadores, sin tener que entrar en las cuentas comunidad por comunidad, y como este caso para muchas otras opciones.
Fernando Mallo
Administrador de Fincas
